De quanto espaço de escritório necessita?
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Quando se está a iniciar uma empresa, o aluguer de instalações comerciais será provavelmente uma das suas maiores despesas, pelo que é importante certificar-se de que é exactamente aquilo de que necessita.
A maioria dos escritórios é alugada com base no tamanho da unidade e nas instalações que oferecem. Por conseguinte, se está à procura de um novo escritório, ou se pretende simplesmente utilizar melhor o seu espaço de escritório actual, é importante calcular o espaço de que realmente necessita.
Se planear cuidadosamente, pode criar um espaço de escritório acolhedor, ajudando o seu pessoal a ser o mais produtivo possível. Pode também poupar dinheiro ao não pagar por espaço de que não precisa ou, pelo contrário, evitar a necessidade de mudar de escritório porque precisa de mais espaço. É claro que nem todas as circunstâncias podem ser planeadas. Nos nossos centros de negócios, tentamos ser tão flexíveis quanto possível, para que possa mudar rápida e facilmente para uma unidade maior se achar que precisa de mais espaço.
Eis as nossas dicas para estimar e maximizar o espaço da sua empresa:
Estime o espaço de escritório de que necessita
A quantidade mínima de espaço que deve atribuir por pessoa é de 3,7 metros quadrados, mas não se limite a estimar o tamanho de que necessita com base neste valor. Também é necessário ter em conta a quantidade de espaço que será ocupada por mobiliário e equipamento, o espaço para passar de uma área do escritório para outra e a disposição da sala. Necessita de algum dos seguintes elementos?
- Escritórios privados para o pessoal sénior
- Uma área tranquila para o pessoal se concentrar
- Uma sala de reuniões
- Uma área de cozinha/kitchenette separada
- Espaço para servidores
Desafiar o modelo tradicional
Se a sua empresa tem pessoal sénior, será que eles precisam mesmo de um escritório privado? Considere a possibilidade de atribuir o espaço tendo em conta a quantidade de espaço de que cada funcionário necessita para desempenhar bem as suas funções e não a sua antiguidade
Igualmente controverso, será que todos precisam de ter a sua própria secretária? Actualmente, a tecnologia torna muito mais fácil para as pessoas trabalharem de forma flexível. Pode permitir que o pessoal trabalhe a partir de casa, num escritório partilhado próximo ou a horas diferentes, libertando espaço de escritório e permitindo-lhe ter menos postos de trabalho e, por conseguinte, poupar dinheiro em espaço.
Utilize uma arrumação inteligente
As soluções de arrumação inteligentes não só melhoram o aspecto estético do seu espaço de escritório, como também optimizam a funcionalidade, criando um ambiente em que a eficiência se conjuga com o estilo e em que cada item tem o seu próprio lugar.
A arrumação inteligente tem tudo a ver com maximizar o potencial do seu espaço de escritório, mantendo-o arrumado, organizado e visualmente apelativo. Aqui estão mais alguns pontos:
– Utilização do espaço: As técnicas de arrumação inteligente tiram partido de todos os cantos e recantos. Debaixo da cama, por cima das portas e nos cantos que normalmente ficam vazios podem ser transformados em áreas de arrumação úteis.
-Abordagem minimalista: Adoptam frequentemente uma abordagem minimalista, eliminando a desarrumação e criando um ambiente sereno. Cada objecto tem um lugar específico, tornando-o mais fácil de encontrar e reduzindo o tempo gasto à procura de coisas.
-Apelo visual: Para além da funcionalidade, as soluções de arrumação inteligentes podem contribuir para a decoração de um espaço. Por exemplo, as prateleiras flutuantes podem servir de expositor para os seus livros ou objectos de colecção, enquanto uma otomana com um design bonito pode proporcionar assentos extra, bem como arrumação oculta.
-Versatilidade: A arrumação inteligente é adaptável. Um sistema de arrumação bem concebido pode evoluir com as suas necessidades, com componentes modulares que podem ser reorganizados, acrescentados ou reduzidos conforme necessário.
-Acessibilidade: Uma arrumação bem planeada torna os artigos fáceis de encontrar e alcançar, poupando-lhe tempo e frustração. Isto é particularmente importante em espaços como a cozinha ou o escritório, onde a eficiência é fundamental.
-Económica: Embora algumas soluções de arrumação possam exigir um investimento inicial, muitas vezes poupam dinheiro a longo prazo ao reduzir a necessidade de mobiliário ou espaço adicional e ao prolongar a vida útil dos seus artigos através de uma arrumação adequada.
Embora a armazenagem seja essencial para a maioria das empresas, os armários de arquivo volumosos podem ocupar muito espaço. Existem opções eficientes em termos de espaço, como paredes de armazenamento de alta densidade, que também podem ser utilizadas como divisórias de escritório ou soluções de armazenamento do chão ao tecto. As divisórias parciais também podem reduzir o ruído em escritórios abertos, um factor importante se quiser que todos sejam tão produtivos quanto possível. Este tipo de eficiência contribui para um bom espaço de escritório.
Se precisar de guardar documentos de anos anteriores, considere a hipótese de arquivar. Oferecemos espaço de armazenamento em muitos dos nossos centros de negócios, permitindo-lhe ter acesso fácil e conveniente aos seus itens sem que estes ocupem espaço valioso, fornecendo um serviço que irá melhorar o seu espaço de escritório
Dê uma palavra ao seu pessoal
Pergunte aos seus empregados como acham que o seu espaço actual pode ser melhor utilizado. Há alguma área que eles sintam que está a ser subutilizada? São os seus empregados que utilizam o espaço de escritório diariamente, pelo que podem ter algumas sugestões fantásticas sobre como este pode ser utilizado de forma mais eficiente.
